Fırsatları belirlemek

Fon geliştirme faaliyetlerinin sürdürülebilirliği için yaklaşan fon fırsatlarının tespit edilmesi görevinin en az bir personelin iş tanımına net bir şekilde dahil edilmesi önerilir. Bu proaktif izleme süreci; hem kurumsal fikirlerin olgunlaştırılması hem de stratejik ortaklıkların zamanında müzakere edilebilmesi adına kuruma geniş bir hareket alanı sağlar.

1. Yetersiz İleriye Dönük Planlamanın Yarattığı Riskler

Fırsatlara son dakikada aceleyle yanıt vermeye çalışmak, projenin geleceğini ve kurumsal bütçeyi tehlikeye atan pek çok yapısal risk barındırır:

• Ortaklık Riskleri: Potansiyel ortaklarla kapsamlı bir güven ve durum tespiti (due diligence) süreci yürütülemez; kurumsal vizyonunuzu ve çalışma pratiklerinizi paylaşmayan yapılarla aynı ortaklığın içinde sıkışıp kalma riski doğar.

• Kültürel ve Mali Uyuşmazlıklar: Kurum kültürünüze uymayan ve mantıksız finansal beklentileri olan uzman veya danışmanlarla çalışmayı taahhüt etmek zorunda kalabilirsiniz.

• Yöntemsel Zafiyetler: Proje metodolojisini ve yaklaşımlarını derinlemesine araştıracak zaman kalmaz; bu da uygulama aşamasında yürütülmesi son derece zor, tutarsız aktivitelere yol açar.

• Bütçe Hataları: Gerçekçi bir bütçe geliştirmek için yeterli vakit bulunamaz ve kurum, bütçesel olarak karşılayamayacağı aktiviteleri yasal olarak teslim etmekle yükümlü kılınabilir.

• Zaman Kaybı: Doğrudan son başvuru tarihini kaçırma ve sürece dahil olan tüm ekibin emek ve zamanını boşa harcama riski yükselir.

2. Bilgi Kaynakları ve Fırsat Takip Sistemleri

Neredeyse tüm donörler yaklaşan fırsatları kendi kurumsal web sitelerinde yayımlarlar. Bunun istisnaları, yalnızca uzun süredir çalıştığı belirli bir yararlanıcı grubuyla doğrudan ikili müzakere usulü (negotiated procedure) ilerleyen ya da dışarıdan gelen doğrudan başvuruları kabul etmeyip referans usulü çalışan donörlerdir. Yıl boyunca kesintisiz başvuru kabul eden donörlerin rehberleri sitelerinde açık olsa da, tam başvuruyu yapmadan önce konseptinizin uygunluğuna dair ilk geri bildirimi almak adına donörle önceden temasa geçmek paha biçilmezdir.

Fırsatların kurumsal olarak gözden kaçmaması için şu takip mekanizmaları harmanlanmalıdır:

• Otomatik Güncelleme Abonelikleri: AB’nin TED sistemi veya ABD hükümetinin Grants.gov platformu gibi otomatik sistemlere abone olunmalıdır. Maddi kaynaklar elveriyorsa, fırsatları filtreleyerek sunan Development Aid gibi ticari sağlayıcılardan yararlanılabilir.

• Sektörel Platformlar: Küresel Medya Geliştirme Forumu (GFMD), medya geliştirme ve gazetecilik destek sektörü için güncel fon fırsatlarını ve fon arşivlerini düzenli olarak kendi web sitesinde yayımlar.

• Ağ Tabanlı Bilgi Akışı (Word of Mouth): Yerel organizasyonlar için fon fırsatlarının büyük kısmı sahadaki diğer kalkınma aktörleriyle kurulan doğrudan iletişim ve kulaktan kulağa yayılan bilgilerle gelir. Uluslararası organizasyonlar ise daha çok web portallarını taramaya ve donörleri proaktif bilgi paylaşımına teşvik etmeye odaklanır. Sektörde rekabetçi konsorsiyumlar kurmak isteyen veya yerel bir ortak arayan (özellikle AB ve üye ülke fonlarında bir zorunluluk haline gelen) yapılar da önemli birer bilgi kaynağıdır.

3. Karar Alma Mekanizması: Başvurmalı mı, Başvurmamalı mı?

Ağı sunabildiğince geniş tutma, her fırsata atlama ve sunulan bütçenin büyüklüğüne kapılarak eş-fonlama (co-funding) veya aşırı büyüme risklerini hafife alma eğilimi sivil toplumda yaygındır. Sağlıklı bir “git / gitme” (go / no-go) kararı için şu sorular kurumsal olarak tartılmalıdır:

• Uygunluk (Eligibility) Kriterlerini Karşılıyor musunuz?: Bu konuda asla kumar oynamayın. Kriterler genellikle nettir; net değilse donörden açıklama talep edilmelidir.

• Yeterli Geçmiş Performans Gösterebiliyor musunuz?: Bu sadece o sektörde deneyimli olmakla ilgili değildir; talep edilen hibe miktarına benzer ölçekteki bir bütçeyi yönetme kapasitenizle ilgilidir. Örneğin, geçmişte yönettiğiniz en büyük bütçe 100.000 Avro iken 1 Milyon Avro’luk bir hibeye doğrudan başvuruyorsanız iki kez düşünmelisiniz. Bu durumlarda, gerekli finansal hacme sahip bir kurumla ortaklık kurarak girmek daha rasyoneldir.

• Kazanma Şansınız Nedir (Odds)?: Örneğin büyük bir AB programı konsept notu aşamasında 100 başvuru alıp, bunları 15’e indirdikten sonra yalnızca 5 kuruma hibe verebilir. Bu istatistikler ve donörün risk alma eğilimi (mevcut statükocu ortaklarla mı devam ediyor yoksa taze fikirlere sahip yeni kurumlara şans veriyor mu) analiz edilmeli, harcanacak emek ile başarı şansı dengelenmelidir. Kendinizi diğer rakiplerden ayıracak net bir rekabet avantajınız yoksa kaynak harcamaya değmeyebilir.

• Proje Maliyet Etkin (Cost-Effective) mi?: Projenin kurumsal idari giderlerinizi (management overhead) karşılayacak bir genel yönetim payı marjı var mı? Proje normal faaliyetlerinizin bir uzantısı mı yoksa dışarıdan tamamen yeni kaynaklar satın almanızı gerektiren yabancı bir kulvar mı? Olası bir eş-fonlama (co-funding) yükümlülüğünü kurumsal olarak kesin olarak kapatabiliyor musunuz? Kapatamıyorsanız proje finansal olarak sürdürülemez hale gelecektir.

• Kurumsal ve Güvenlik Getirileri Neler?: Finansal gelir tek kriter olmamalıdır. Donörün görünürlük (visibility) vb. kurumsal taleplerinin ekibinizi veya kurumunuzu sahada kabul edilemez risklere atıp atmayacağını tartın. Öte yandan, proje maliyet etkin olmasa bile kurumsal itibarınızı artıracak, ayak iziniz olmayan yepyeni bir coğrafyaya veya faaliyet alanına girmenizi sağlayacaksa kurumsal faydalar ticari kriterlerin önüne geçebilir.

• Projeyi Yürütecek İnsan Kaynağınız Hazır mı?: Çoğu kurum hibeyi kazandıktan sonra insan kaynağı bulma krizine girer. İyi yöneticiler ve danışmanlar yoğun talep gördüğü için işi gücü bırakıp anında sizin projenize dahil olamayabilirler. Bu nedenle, başvuruyu yapmadan önce nitelikli uzmanlarla ve varsa uygulama ortaklarıyla kurumsal ön anlaşmaları (preliminary agreements) mutlaka tamamlamış olmalısınız.

4. Donörlerden Açıklama ve Netleştirme (Clarification) Talep Etme Sanatı

Başvuru rehberlerindeki veya şartnamelerdeki gri alanları netleştirmek amacıyla donörlere soru sorma hakkı, başvuru kararınızı doğrudan etkileyebilecek kritik bir süreçtir. Donörler soruları yanıtlayıp toplu olarak ilan etseler de, verilen yanıtlar çoğunlukla rehberdeki ilgili maddeyi aynen kopyalamaktan veya orijinal metinden daha muğlak ifadeler kullanmaktan öteye geçmez.

İstediğiniz net yanıtı alabilmek için şu kurallara riayet etmelisiniz:

• Kurumsal Durumunuza Özel Soru Sormayın: Kendi kurumsal yapınızı veya proje fikrinizi detaylandırıp “Biz bu çağrıya uygun muyuz?” diye sormayın. Yüzde 99 ihtimalle “bireysel durumlar hakkında yorum yapamayacakları” yanıtını alırsınız.

• Soruları Anonimleştirerek Genel Formüle Edin: Kendi isminizi vermeden durumu genelleyin. Örnek: “Ana şirketi hibe almaya uygun ülkeler dışında tescilli olan ancak yerel olarak hedef ülkede tescil edilmiş bir bağlı ortaklık/kız şirket bu çağrıya başvurabilir mi?”

• Asla Açık Uçlu Soru Sormayın: “Şartnamenin XX. maddesinde ne demek istenmektedir, açıklar mısınız?” tarzı sorulardan kaçının. Metni ilk seferinde doğru ifade edemeyen bir donör birimi (veya soruyu yanıtlayan farklı bir memur) ikinci denemede de muhtemelen tutarlı bir yanıt veremeyecektir.

• “Evet” veya “Hayır” İle Net Cevaplanabilecek Kısa Sorular Gönderin: Soru ne kadar kesin ve nokta atışı olursa, donörden dönecek yanıt da o kadar net olur. Örnek: “AB ve AEA dışındaki hangi ülkeler uygundur?” diye sormak yerine, doğrudan “İsviçre menşeili başvuru sahipleri uygun mudur?” sorusunu yöneltin.

• Gerekirse Soruyu Yineleyin: Eğer süreç içinde birden fazla soru sorma penceresi açılıyorsa ve ilk aşamada tatmin edici bir yanıt alamadıysanız, soruyu daha da netleştirerek tekrar sorun. Unutmayın, soru sormaktan dolayı hiçbir şey kaybetmezsiniz ve hiçbir donör sizi meraklı veya sorgulayıcı olduğunuz için puanlama aşamasında aşağı çekmez.

Kurumsal fon avcılığı süreçlerinde ileriye dönük planlama kapasitesini geliştirmek, riskleri asgariye indirirken kurumunuzun uluslararası arenadaki görünürlüğünü ve finansal bağımsızlığını pekiştirecektir.