Eski alışkanlıklardan vazgeçip çalışma düzeninizi değiştirmenizin vakti geldi: Trello

Her zaman her şeyi aklınızda tutmanıza imkân yok. Bu durum için işletme danışmanı ve kıdemli eğitmen David Allen işleri yoluna koyma sistemi adını verdiği ve aynı isimli kitabındaki karmaşık, düzensiz çalışanlar için “GTD (Getting Things Done)” metodunu konferanslarda danışmanlık verdiği kişi ve kurumlara anlatıyor. GTD’de temel yaklaşım, her şeyin bir merkezde toplanması ve işlenmesi esasına dayanıyor. GTD’de tanımlanan “işleri” kısaca “kafanızı meşgul eden, sonuçlandırmanız gereken her şey” olarak düşünebilirsiniz. Göndermeniz geren bazı mailler, hazırlayacağınız projeler, eve dönerken yapacağınız alışveriş, varsa ödenmesi gereken motorlu taşıt verginiz, doğum günleri ve önemli günlerde almanız gereken hediyeler, düzenleyeceğiniz bir çok şey.

David Allen, “Tüm bu düşünceler bizi zamanlı zamansız rahatsız ederken kafamız rahat olamaz. Aklımıza yapmamız gereken bir iş henüz aksiyon almadığımız bir anda geldiğinde tedirgin oluruz, konsantrasyonumuzu bozar,” diyor.

Yapmanız gereken tüm işleri alt alta yazıp sınıflandırdığınızda, bu işleri önceliklendirerek sırayla tamamlamak kolaylaşacak ve üzerinizdeki yük de hafifleyecek. Bunun için de ister kalem kâğıt ile isterseniz de bulut tabanlı uygulamaları kullanarak yapacaklarınızı liste şeklinde yazabilirsiniz. Bulut tabanlı uygulamalara güzel bir örnek ise Trello.

TRELLO NEDİR VE NASIL KULLANILIR?

Trello, hayatınızı ve işlerinizi organize edip takip etmenizi sağlayan bir proje yönetim aracı. Yapacağınız işleri, yaptıklarınızı ve hedeflerinizi aynı ekranda görerek işlerinizi organize etmenizi sağlıyor. Aynı zamanda ekip ile yürütülen projelerde de ekip elemanlarına görevler atayabilir, görevler için bir teslim tarihi koyabilirsiniz. Bu özelliklere hem bilgisayarınızdan hem de telefonunuzdan ulaşabilirsiniz.

Trello’ya başlarken

Trello’ya mail adresiniz ile üye olmanız gerekiyor.

Trello panosunda sadece dört temel bileşen var fakat olasılılıklar sınırsız:

A. Panolar: Pano, veri takibinin yapıldığı bir projeyi veya yeri temsil eder. İster yeni bir web sitesi başlatıyor ister bir tatil planlıyor olun Trello panosunda görevlerinizi organize ederek meslektaşlarınız, aileniz veya arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz.

B. Listeler: Listeler sayesinde kartlarınız (C) iş ilerleyişinin çeşitli aşamalarında düzenli tutulur. Kartlar, listeler arasında baştan sona taşınarak ortaya çıkan iş akışının öncelik sıralaması için kullanılabilir veya sadece fikirlerin ve verilerin takip edildiği bir yer görevi görebilir. Bir panoya sınırsız sayıda kart ekleyebilirsiniz ve dilediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz.

Pano için basit bir liste kurulumu, kartların Yapılacaklar listesinde başlatıldığı ve Tamamladı listesine doğru ilerletildiği Yapılacaklar, Yapılanlar ve Tamamlandı başlıklarından oluşur. Trello’yu ihtiyaçlarınız doğrultusunda dilediğiniz gibi özelleştirebilirsiniz.

C. Kartlar: Bir panonun temel birimi karttır. Kartlar görevleri ve fikirleri temsil etmek için kullanılır. Kart, yazılacak bir blog yazısı gibi yapılması gereken bir iş ya da şirket tatil politikaları gibi hatırlanması gereken bir bilgi olabilir. Yeni kart eklemek için listenin en altındaki “Kart ekle” seçeneğine tıklayın ve “Kuru temizlemeden kıyafetini al” ya da “Blog yazısını yaz” gibi bir isim verin. Panoda her kartın durumunu taramayı ve görmeyi kolaylaştırmak için kart başlıklarını kısa tutun.

Kartlar, üzerine tıklanarak geniş kapsamlı faydalı bilgiler içerecek şekilde özelleştirilebilir. Herkesin yapılacak işleri net bir şekilde anlaması için, daha fazla bilgi eklemek üzere kartlara tıklayarak bitiş tarihleri, açıklamalar, eklentiler, yorumlar, kontrol listesi gibi ek bilgiler ekleyebilirsiniz.
İlerlemeyi göstermek için kartları listeler arasında sürükleyip bırakın. Bir panoya sınırsız sayıda kart ekleyebilirsiniz.

Ayrıca bir listeyi kopyalayıp yeni bir Trello kartına yapıştırarak kolayca toplu kart ekleyebilirsiniz. Trello, her satırı yeni bir karta otomatik olarak dönüştürecektir.

D. Menü: Görev kontrol merkezi olan menü, Trello panonuzun sağ tarafında bulunur. Menü, üyeleri yönettiğiniz, ayarları kontrol ettiğiniz, kartları filtrelediğiniz ve Power-Up’ları etkinleştirdiğiniz yerdir. Panoda yer alan tüm etkinlikleri menünün etkinlik akışında da görebilirsiniz.

Power-Up’lar ve entegrasyonlarla Trello panolarınızı bir üst seviyeye taşıyın

Şu ana kadar Trello’nun tabiatını anladınız: panolar, listeler, kartlar ve menü. Şimdi üretkenlik kazanma açısından daha faydalı olacak Power-Up’lara, entegrasyonlara ve geliştirici platformuna bir göz atalım.

POWER-UP’LAR

Elbette Trello, ekip çalışmasını yönetmek için kullanılabilecek çevrim içi tek uygulama değil. Tüm verilerinizi tek bir yerde bulmak ve erişilebilir hâle getirmek için Trello panolarınıza Slack, Bitbucket, Google Drive, Salesforce gibi birçok uygulama ve hizmet ekleyebilirsiniz.

Tek bir bakışta tüm uygulamalarınızdaki sürmekte olan tüm işleri güncel olarak görebilirsiniz. Power-Up’lar kartları özelleştirmek, otomasyon eklemek ya da örneğin Özel Alanlar, Kart Tekrarlayıcı, Takvim gibi özelliklerle kartları zenginleştirmek için kullanılabilir.

Panolarınıza Power-Up eklemek çok kolay:

Power-Up dizinini açmak için pano menüsündeki Power-Up düğmesine tıklayın.
Panoya eklemek istediğiniz Power-Up’ın yanındaki “Ekle” ögesine tıklayın.
Ayarlarını düzenlemek ve Trello panosuyla entegre ettiğiniz uygulamalardaki hesapları bağlamak için ekleme düğmesinin yanındaki dişli simgesine tıklayın.
Çoğu Power-Up’ta bir Trello kartı açarak ve Power-Up için yeni düğmesine tıklayarak kartlarınıza bilgi, dosya ve daha fazlasını eklemeye başlayabilirsiniz.

Her pano, ücretsiz etkinleştirilen bir Power-Up’a sahip olabilir ve Business Class ve Enterprise takım üyeleri panolarında sınırsız sayıda Power-Up etkinleştirebilir.

Daha çok teknik ve verimlilik bilgileri için Trello’nun web sitesini incelemenizi tavsiye ederim.

Kaynakça:
Gazeteciler için Evernote ve GTD yöntemi
Trello
Trello nedir? Nasıl kullanılır? - Zeynel Abidin Çift
Trello nedir? Nasıl kullanılır? - Ayhan Korkmaz