Bir önceki yazımda habercilikteki usta-çırak ilişkisinden ve ağzımızda acı bir tat kalmadan geri bildirim alabilmenin öneminden bahsetmiştim. Bu sefer de konumuz sonuç odaklı geri bildirim verebilmek. Karşımızdaki kişiye ulaştırmaya çalıştığımız mesajın etkili olabilmesi için geri bildirimin “dengeli, tanımlanabilir ve aksiyon odaklı” olması şart!
Peki dengeli, tanımlanabilir ve aksiyon odaklı olmak ne demek? Bu üç terimi biraz daha açalım:
- Dengeli olmayı, olumlu ve olumsuz ton arasında bir denge kurmak anlamında kullanıyoruz. Kişinin yalnızca hataları, eksiklikleri, kusurları ve gelişmesi gereken yönlerinden bahsedersek bu hem ona haksızlık olur hem de karşımızdakinin direnci ile karşılaşırız. Geri bildirim verirken, olabildiğince objektif kalarak gelişim alanları kadar kişinin başarılı olduğu, güçlü yönlerini de belirtmeliyiz. Olumlu davranışları, olumlu geri bildirimlerle pekiştirmek hem çok basit hem de etkili bir yöntem.
- Tanımlanabilir örnekler kullanmak, objektif olmaktan geçiyor. Subjektif algılarımızla “bana öyle geldi” ya da “hayır ben öyle demek istemedim” gibi yoruma açık konular üzerinden geri bildirim vermeye çalıştığımızda hem süreç uzar hem de ikna etmek zorlaşır. Aslında yalnızca geri bildirim konusu olan bir durum ve bu durum esnasında kişinin sergilediği davranışlar üzerine somut gözlemlere ihtiyacımız vardır.
- Aksiyon odaklı olmak ise sonuç odaklı olmakla eş değer görülebilir. Geri bildirim ancak bir davranış ve onun yarattığı etki konuşuluyor ve farklı bir etki yaratmak için alternatif aksiyonlar öneriliyorsa işe yarar.
Gelin “dengeli, tanımlanabilir ve aksiyon odaklı” geri bildirim verebilmek için sekiz adımda pratik önerilerime göz gezdirelim.
1. Geri bildirim verme amacınızı netleştirin
Her şeyden önce “Neden geri bildirim veriyorum?” sorusuna dürüst bir cevap bulmamız gerekiyor. Amacımız yalnızca içimizdeki öfkeyi boşaltmak ya da ego tatmini ise, muhtemelen geri bildirim vermesek daha iyi olacaktır. Geri bildirim vermeden önce kendi kendimize bir “amaç”, yani diğer bir deyişle bu geri bildirim sayesinde ulaşmak istediğimiz bir “sonuç”, bir “davranış değişikliği” belirlememizde fayda var. Örneğin, “Editörümün bana danışmadan yazımdan bölümler kırpmasından hoşlanmıyorum ve benimle daha sıkı bir iletişim kurmasına ihtiyacım var” ya da “Beraber çalıştığım fotoğrafçı arkadaşım çekimlerde anlatmak istediğim ana temayı kaçırıyor ve benim bakış açımı anlaması için bana soru sormasına ihtiyacım var” gibi…
2. Uygun bir ortam yaratın
Geri bildirim verirken, değerli bir mesaj vermeye çalışıyoruz. Karşımızdakinin bu değerli mesajı almaya hazır olup olmadığını fark etmek ise yine bizim sorumluluğumuzda. Acil bir haber yetiştirmek üzereyken ya da tam da sert bir toplantıdan çıkmışken, kişi geri bildirim almaya hazır olamayacaktır. Doğru ortam illa fiziksel olarak birlikte olmayı gerektirmez. Pandemi öncesi elimizde kahve veya çay keyifli bir teras molasını kollarken, şimdi görüntülü bir görüşme esnasında da karşımızdakinin rahat ve güven duygusu içinde olup olmadığını görebiliriz. Konuya nasıl gireceğimiz de önem taşır. “Sana bir geri bildirim vermek istiyorum” cümlesi karşımızdakini rahatlatmanın aksine gerilmesine bile sebep olabilir. Onun yerine “müsaitsen seninle paylaşmak istediğim bir konu var” çok daha sıcak ve dostane bir yaklaşım olacaktır.
3. Klişelerden kaçının
Okul veya iş hayatınızda iletişim, yöneticilik, liderlik ve benzeri konular üzerine eğitimler almış ve geri bildirim tekniklerini konuşmuşsunuzdur. Bu tekniklerin arasında en meşhurlarından biri de sandviç tekniğidir. Yani, bir olumsuz örnek verilecekse onu iki olumlu ekmek arasına sıkıştırıp tost yapmak gibi. Verdiğim eğitimler esnasında pek çok kez katılımcıların şöyle şikâyetlerini duydum: “Yöneticim o kadar bariz bir şekilde sandviç yapıyor ki, ben samimiyetine inanmıyorum ve inanılmaz itici buluyorum.” Gerçekten de bu tip teknikleri sırf kullanmış olmak için kullandığımız zaman, “Sen çok güzel yazılar yazıyorsun, bu son yazında çok yazım hatası var, bir de çok çalışkansın” gibi birbiri ile alakasız ve dinleyeni rahatsız eden bir yaklaşım ortaya çıkabiliyor. Geri bildirim alan kişi olumlu kısımları otomatik olarak eleyip, olumsuz kısmı da olduğundan daha kötü algılayabiliyor. Sandviç tekniğini doğru kullanmak istiyorsak, gerçekten duruma uygun olumlu ve olumsuz birbirini besleyen gözlemlerimizin olması gerekir. Örneğin: “Söyleşilerinde çok cesur olduğunu, çok doğru ve yalın sorular sorduğunu görüyorum. Bu cesaret okurlara açtığın yeni kapılar açısından çok değerli, ama söyleşi yaptığın kişilerle kavga ediyor gibi bir tutuma girmen hem kurumumuz hem de senin için gereksiz bir yıpranmaya sebep olabilir. Bu cesaretini kaybetmeden, nasıl daha barışçıl bir şekilde sorgulamaya devam edebilirsin?” Böyle bir yaklaşım hem motivasyon hem de koçluk içeriyor.
4. Trafik ışıkları yaklaşımını önceden hazır edin
Trafik ışıkları, dengeli geri bildirim vermemizi sağlayan basit bir yaklaşımdır. Kırmızı ışık, artık bırakmamız gereken ve işe yaramayan uygulama ve davranışları temsil ediyor. Yeşil ışık ise aynen devam etmemiz gereken başarılı ve güçlü uygulamalarımızı. Sarı ışık da, belki henüz kullanmadığımız ama başlarsak bize kazanımlar sağlayacak yeni uygulamaları. Geri bildirim vermeden önce o kişi ile ilişkimizin bütününe bakıp trafik ışıkları doğrultusunda çift taraflı bir analiz yapmak yaklaşımımızı hem daha yapıcı hem de objektif kılıyor.
5. Objektif kalın
Objektif kalmanın en kolay yolu, kullandığımız dile dikkat etmek. Yalın bir şekilde olaylar, davranışlar, durumlar ve tepkileri özetler gibi gözlemlerimizi anlattığımız zaman yargısız bir ifade kullanmamız mümkün. “Sen çok öfkeliydin” kişinin karşısındaki hakkında bir yorumunu içerirken, “Sen basın toplantısı çıkışında odanın kapısını çarparak kapattın” tamamen gözleme dayalı, yorumsuz bir anlatım.
“Sen” diye başlayan cümleler ister istemez “varsayım” ve hatta bir adım sonrasında “yargılama” içeriyor. Oysa “ben” diye başladığımız cümlelerde, kendi gözlemlerimiz, hislerimiz ve konunun bizdeki yansımalarından bahsediyoruz. Objektif kalmak dile kolay olan; uygulamada ise kişileri en çok zorlayan alanlardan biri olarak karşımıza çıkıyor. Her daim objektif kalamasak bile, en azından öz farkındalık geliştirip, objektif olmaktan saptığımız anları fark etmemiz çok değerli.
6. Soru sorun
Yorumdan kaçınmanın en kolay yolu soru sormak! Bir önceki örnekten yola çıkarak, “Basın toplantısından çıkışta odanın kapısını çarptın, çok öfkeliydin” demek yerine “Basın toplantısından çıkarken ne oldu?” dediğimizde belki de kapının cereyandan çarptığı ya da iş arkadaşımızın aniden bir baş ağrısı hissedip ortamdan kaçarcasına çıktığını öğreneceğiz. Bize en derin farkındalıkları sağlayan sorular ise cevabı “evet” veya “hayır” olmayan ucu açık sorular. Güçlü sorular sorarak anlamaya çalışmak buradaki amaç.
7. Siz de geri bildirim isteyin
Maalesef bazı kurumlarda hâlâ yalnızca üstler altlara geri bildirim verirken; akranlar arası veya kişinin bağlı olduğu yöneticiye geri bildirim vermesine pek sıcak bakılmıyor. Oysa işimizde daha iyi olmanın ve sürekli gelişmenin sırrı geri bildirim alabilmekten geçiyor. Geri bildirim veren kişi sağlam zırhların arkasında güvende, geri bildirim alan kişi ise çırılçıplak ve savunmasız görüldüğü sürece sistem doğru işlemiyor. Geri bildirim veren kişinin pozisyonundan bağımsız olarak kendi ile ilgili de görüşler duymaya açık olması sağlıklı bir iletişim için şart!
8. Bir üst güçten referans alın
Bazı durumlarda, söylemek istediğimiz şeyleri direkt söylemek moral bozucu ya da motivasyon kırıcı olabiliyor. Örneğin: “Ben senin yöneticinim ve bu iş yerine her sabah erkenden gelmeni istiyorum” dediğimiz zaman belki de kişisel ego meselesi gibi algılanacak bir konuda bir üst güçten referans alabiliriz. Bu örnekte kurum kültürünü kullanarak: “Biz kurum olarak ekip arkadaşlarımızın birlikte olabildiğince çok vakit geçirmesini istiyoruz. Sabah saatleri henüz yoğunluk başlamadığı için kurum içindeki diğer arkadaşlarla beraber vakit geçirmek ve birbirimizle günlük planlarımızı paylaşmak için ideal” gibi bir yaklaşım, konuyu kendimden de yüce bir sebebe bağlıyor. Burada dikkat etmemiz gereken önemli bir nokta var. Eğer ben bir geri bildirim veriyorsam, söylediklerimin arkasında durabilmeliyim. Bir üst güçten referans almak demek “bence de çok saçma ama genel yayın yönetmeni öyle istiyor” demek değildir! Benim de inandığım ve uyguladığım ben’den de daha kapsayıcı, yani biz’e dair bir referanstır.
Tüm bu adımların özünde geri bildirim verirken gözlemci kalabilmek, karşımızdakinin hislerine duyarlı olmak ve olabildiğince sonuç odaklı bakmak yer alıyor. Bizler tabii ki robot değiliz. Ezberlenmiş bir metodu, yani bu sekiz adımı harfi harfine uygulamak yerine, ana fikirleri özümsemek ve günlük hayatımıza yansıtmak yeter. Böylece hem ilişkilerimizin gelişmesi hem de işimizde performansımızın artması mümkün!
Yararlanılan kaynaklar:
- Canan Brukner’le “Proje: Sen” Semineri
- Kişisel Dönüşüm Uzmanı Nilgün Cömert’le “Farkındalık Sohbetleri”
- Jess Davis, Performance Feedback You Can Actually Use, Ernst & Young
