Bugünün gerçeği ya da bazılarının belki hâlen hayali olan uzaktan çalışmanın en büyük zorluklarından biri zamanı yönetebilmektir. Bir ekibin yöneticisiyseniz ya da tek tabanca evden çalışansanız zaman yönetimini iyi yapabilmek, kendinize katacağınız en büyük artılardan biri olacak.
Seçtiğim zaman yönetimi uygulamalarını tanıtmadan önce, serbest çalışan olmadan önce ajans kariyerimde ekip yönetme tecrübesi edinmiş biri olarak eklemek istediğim şey şu: Zaman yönetimi demek, ekiptekilerin ya da sizin kaç saat çalıştığınızı bilmekten ibaret değil. İşinizi ekip arkadaşlarınıza delege ederken planladığınız sürelerin çalışma esnasında gerçekçi olmadığı ortaya çıkabilir ve bu durumun sürekli hale gelmesi verimli iş akışının önüne geçebilir. Bu tür yardımcı araçlar, problemler kronikleşmeden önce çözümler sağlayacaktır.
Bununla birlikte ekipte eforların herkese adaletli şekilde dağıtılabilmesi huzurlu bir çalışma ortamı için şart. Yani yoğun tempo şikâyeti olan bir ekip arkadaşınızın rahatsızlığının gerçekçi olup olmadığını objektif raporlarla teyit edebilmeniz çok önemli. Aynı şekilde yeterli verimi sağlayamayan bir ekip arkadaşınıza sadece mesai saatini tamamlamasının bir anlam ifade etmediğini, iş başına harcanan zamanları raporlayarak anlatabilirsiniz. Bir süre sonra bu raporların etkin kullanılması ile subjektif değerlendirmeler ortadan kalktığı için herkes kendi zaman yönetimindeki problemleri görüp çözüme kavuşturabilme fırsatı buluyor. Özellikle uzaktan çalışmanın ilk defa deneyimlendiği pek çok medya şirketinin olduğu bu dönemde önerdiğim uygulamaları denemenizi şiddetle tavsiye ederim.
Saat ve verim orantılı mı?
Sabah uyanmanızdan, bir kumanda uzaktaki Netflix’in açılıp açılmamasına, çalışacağım diye oturduğunuz bilgisayar başında klavye uzaklığındaki YouTube’a kadar tüm hayatınız kendi iradenizin ellerinde ise “kesinlikle” böyle bir uygulamanın desteğine ihtiyacınız var. Çünkü insan en zor kendine karşı dürüst ve ikna edici olabiliyor.
Geçmişteki pozisyonum gibi bir ekip yönetiyorsanız da sizi veya ekip arkadaşlarınızı bölen, dikkatinizi dağıtan, veriminizi dağıtan şeyler neler, bunları ayrıntılı raporlarla görebilmeniz lazım. Kullanmayınca ürkütücü gelebilir; bu uygulamaları “büyük birader” gibi düşünmeyin, kapatma düğmesine basınca kapanıyor. Mesai harcamadığınız saatlerde bilgisayarınızı veya telefonunuzu dilediğiniz gibi kullanabilirsiniz. Çalışma saatlerinizde uygulamaları açtığınız saatlerde eforun doğru raporlanmasının ekip yönettiğim dönemde o kadar çok adaletsizliğin önüne geçtiğini gördüm ki özellikle yöneticinin iş verimini etik kurallar çerçevesinde artırabilmesi, operasyonel ağırlıklı çalışanların da adaletsizlikle karşılaşmadan ne yaptığını bilerek çalışabilmeleri adına bu uygulamaların can kurtarıcı olduklarını söyleyebilirim.
Vakit nakittir: Faturalandırma
Bir de tabii serbest çalışanlar için önemli kriterlerden biri de faturalandırma. Müşterinize veri tabanlı bir efor raporu sunmanız ve faturalandırmanızın pratikleşmesi hem profesyonel güveni arttırıyor hem de faturalandırma işlerinizi hızlandırıyor. Hem zaman yönetimini hem de faturalandırmayı pratikleşen eklentiler arasında seçtiklerimi inceleyebilirsiniz.
Saha çalışanları için de kullanılabilirlik
Bu arada sürekli mobil çalışan, işinin bir kısmı bilgisayar başında değil sahada olanlar için de belirtelim, seçtiğim uygulamaların tamamının mobil uygulamaları da var. Elbette burada sahada nasıl bir iş yaptığınız ayrıca önem kazanıyor.
1. Time Doctor
Apple, Home Depot ve Verizon gibi büyük şirketlerin de müşterisi olduğu Time Doctor, en popüler zaman yönetimi uygulamalarından biri. Yukarıda bahsettiğim ajansta ekip yönettiğim dönemde bu uygulamayı kullandım çok memnun kaldım. Şu anda da uzaktan çalışan biri olarak kendi zamanımı verimli yönetebilmek için uygulamayı satın aldım ve kullanıyorum. Kendinize karşı objektif olmanız çok zor, bu uygulama sayesinde pek çok dikkat dağıtıcı web sitesi veya uygulamayı kendi kendime fark edip farklı önlemler alabildim. Ekipteki herkesin zamanlarını hangi sitelerde geçirdiğini, her bir işi ne kadar sürede tamamladıklarını göstermesi bakımından özellikle ekip liderlerinin favorisi. Günlük, haftalık ve aylık raporları, projeye eklenen her bir çalışan özelinde görebiliyorsunuz. Ekipteki herkes kendi raporlarını kendisi de görebiliyor ve kendi verimini otokontrol sayesinde artırabiliyor. Sadece ekip için değil tek başınıza evden çalışıyorsanız da aşağıda bahsettiğim özellikleri sayesinde kesinlikle verimlilik sağlıyor.
- Web & App Usage: Bu, benim en sevdiğim özellik. Gün içinde hangi sitede ne kadar süre harcadığınızı görebiliyorsunuz. Sosyal medyaya dalıp işleri aksatanlar için gerçeklerle yüzleşme vakti.
- Time Use Alerts: Bu özellik, 3 dakika ya da 5 dakika gibi kendinizin ayarlayacağı sürelerde iş dışı bir web sitesine ya da uygulamaya girdiğinizde ya da bilgisayarınızı hareketsiz bıraktığınızda gelen “Are you still working?” uyarısı. Çekinmenize gerek yok, ben mesela çalışmıyorsam, dürüstçe hayır çalışmıyorum diyorum ve uygulama takibi bırakıyor. Tekrar ben “start working” diyene kadar takip yapmıyor. O sırada Netflix’te YouTube’da gönlümce dolaşıyorum.
- Integrations: Time Doctor; Asana, Trello, GitHub, Basecamp, Slack gibi birçok proje yönetimi araçlarıyla senkronize çalışabiliyor. Mesela Asana’da bir iş açtığınızda Time Doctor’ın zamanlayıcısını yine Asana paneli üzerinden başlatabiliyor, entegrasyonu sağlayabiliyorsunuz. Aynı şey Trello için de geçerli. Tek uygulama arayüzünde hepsini halledebilmeniz müthiş pratiklik sağlıyor.
- Payroll: Time Doctor’da kaydedilen çalışma saatine ya da belirlediğiniz ücrete göre müşterinize fatura çıkarabiliyorsunuz.
Fiyat: 14 gün ücretsiz, Basic (1 kullanıcı): $8 (Aylık), Standart (1 kullanıcı): $12 (Aylık), Premium (1 kullanıcı): $24 (Yıllık)
2. RescueTime
Dikkat dağınıklığından yakınanlar için epey efektif bir uygulama. Ekip yönetimi için değil kendi verimini artırmaya çalışan serbest çalışanlar için Time Doctor’dan daha basit bir araç olmak üzere öneriyorum. Automatic Time Tracking, hangi web sitesinde, uygulamada ya da dokümanda zaman harcıyorsanız otomatik olarak kaydediyor ve manuel ekleme çıkarma yapmanıza izin vermiyor. Kayıtları da detaylı raporlarla sizinle paylaşıyor ve zamanınızı neye harcadığınızı görebiliyorsunuz. Yani kişisel bilgisayarınızda sadece kendi kendinizle yüzleşiyorsanız güzel bir uygulama. Ama bir yöneticiye rapor gidecekse Time Doctor bana göre daha iyi.
- FocusTime özelliği çalışırken dikkatinizi dağıtan siteleri engelliyor. Belirlediğiniz siteler için günlük dolaşma limiti de koyabiliyorsunuz.
- Set Smart Goals özelliği sayesinde kendinize hedefler koyabiliyorsunuz. Mesela maillere daha az, işe daha fazla zaman harcamak gibi.
Fiyat: 14 gün ücretsiz, $9 (Aylık), $72 (Yıllık)
3. Harvest
Zaman yönetiminin yanında profesyonel faturalar oluşturmak ve efor maliyetlerini hesaplamak gibi özellikleri olan bir uygulama. Chrome eklentisi mevcut, hâlihazırda kullandığınız onlarca araçla entegre çalışabiliyor.
Harvest’ın öne çıkan özelliği zaman yönetimi ile bütçelendirmeyi aynı çatı altında toplaması. Projede harcanan zamanı, hedef bütçeyi, faturalandırılan ve faturalandırılmayan tutarları, maliyetleri aynı istatistikte görebiliyorsunuz.
Çalıştığınız proje için saatlilk ve ücrete dayalı bütçe belirleyip izleyebiliyorsunuz. Her projeyi ne kadar faturalandırmanız gerektiğini Harvest raporlarında görebiliyorsunuz. Çünkü raporlar projenin ne kadar para kazandırdığını gösterdiği gibi maliyet karşılaştırması yapmanıza da olanak tanıyor.
Faturalandırmayı direkt Harvest raporları üzerinden yapıp müşterinize gönderebiliyorsunuz. Stripe ve PayPal ile entegre çalışabiliyor. Hatta otomatik hatırlatıcı, müşterilerinize fatura ödemelerini hatırlatıyor. Açık ve ödenmiş faturaları da yine tek bir ekranda görüntüleyebiliyorsunuz.
Fiyat: 1 kişi, 2 proje ücretsiz (Aylık ve Yıllık); Pro (Limitsiz): $12 (Aylık); $10.80 (Yıllık)
4. Toggl
Karmaşık olmayan, basit bir time tracking eklentisine ihtiyacınız varsa Toggl ideal seçenek. Chrome, Mozilla, Android, iPhone ve masaüstü eklentileri mevcut. Farklı proje yönetimi uygulamaları ile entegre çalışabiliyor.
Proje sayısı limiti yok. Sınırsız proje açabiliyorsunuz. Çevrim içi ve çevrim dışı zaman yönetimi yapabiliyorsunuz. Zamanlayıcıyı başlatmayı unuttuğunuzda hatırlatıcı size uyarı gönderiyor. Zamanınızı hangi projede ve web sitelerinde harcadığınızın raporlarını gösteriyor. Raporların dökümünü Excel, CVS ve PDF formatlarında alabiliyorsunuz. Projelerin ilerlemesini tahmini süre ile karşılaştırıp gerçekçi analizler yapabiliyorsunuz. En işlevsel özelliklerinden biri de projeler üzerinden faturalandırma yapabiliyor olmanız.
Fiyat: 30 günlük deneme ücretsiz; Starter: 10 USD (Aylık), 9 USD (Yıllık); Premium: 20 USD (Aylık), 18 USD (Yıllık)
5. Forest
Forest, Pomodoro zamanlayıcı olarak keyifli bir uygulama. Forest zamanlayıcıyı başlattığınızda sanal ormanınızda ağaç büyüyor, farklı bir uygulamaya geçtiğinizde ağaç çürümeye başlıyor. Dikkat dağınıklığı ve odaklanma sorunu olanlar için epey etkili. Forest’ta sanal ormanınıza ağaç eklemenin yolu başarı ile tamamlanan bir odak bloğu. Odak bloklarına etiketleme yapabiliyor, zamanınızı nerede harcadığınızın raporunu da görebiliyorsunuz.
Hedeflenen sürede gerçekleştirilen her odak bloğu, yeni ağaç türleri ve güçlendiriciler için takas edebileceğiniz altın paralar veriyor. Zaman yönetimini “gamification” ile buluşturan, motivasyon güçlendirici bir eklenti. iOS, Android ve Chrome Extension eklentileri mevcut.
Fiyat: iOS: $1.99, Android: Ücretsiz
